Description du poste

L’OiEau recrute, sur son site de Sophia Antipolis (30 collaborateurs), un(e) assistant(e) de
suivi administratif et financier pour des projets internationaux complexes et multi
acteurs, nécessitant de solides connaissances en matière de lancement d’appels d’offres,
de suivi financier et du respect de procédures.

Le/la candidat(e) retenu(e) intègrera l’équipe chargée du « support administratif et
logistique », et effectuera, sous l’autorité de la Directrice, diverses missions.

Votre rôle et missions :

• Mettre en oeuvre la procédure Appel d’offres pour l’ensemble des sous-traitants de
  différents projets (validation des termes de références, préparation des dossiers d’appel
  d’offres, réception des offres, vérification de conformité, comité de sélection, contacts
  avec le sous-traitants pour mise au point du contrat, suit les échéances des paiements,
  préparation des avenants, …) en respectant les procédures spécifiques aux différents
  projets (France, Europe, etc.)
• Suivre les contrats clients – partenaires / Règlements / Relances
• Elaborer les rapports financiers en lien avec le chargé de projet et le contrôle de gestion.
• Contribuer à la remonté des dépenses (préparation des pièces justificatives,
  consultation, devis, preuves de virement, etc.)
• Assurer la préparation logistique des missions : recherche et réservation des
  déplacements (visas, ordres de mission, …),
• Assurer le suivi des remboursements des frais de missions : calculs et versements des
  indemnités journalières, validation des frais engagés, recueil des pièces comptables,
  etc.
• Assurer la préparation logistique des évènements : recherche et réservation des trajets
  (bus, bateau, avion), gestion des visas, réservation des salles, des hôtels, des
  restaurants, etc.
• Organiser l’archivage de la documentation des dépenses, classer les dossiers physiques
  et électroniques des projets,
• Participer et suivre les audits financiers des projets,
• Etre référent(e) de l’équipe projet sur les aspects administratifs et financier,
• Travailler sur le budget (engagé, payé, prévisionnel) avec le chef de projet et le contrôle
  de gestion,
• Être l’interlocuteur(trice) des bénéficiaires ou des partenaires sur des aspects
  administratifs et financiers,
• Rédiger des consignes/recommandations spécifiques pour le bon déroulement de
  certains projets.

Profil recherché :

Formation : BAC +4
Expériences professionnelles : 4 ans minimum
Langues : Français et Anglais courant, écrit et parlé.
Compétences techniques :
• Compétence en rédaction de contrats
• Maîtrise des outils micro-informatiques : Excel avancé, traitements de texte, power
point…
• Connaissance des appels d’offres
Aptitudes :
• Organisation et rigueur
• Aisance avec les chiffres
• Polyvalence, Aptitudes à suivre plusieurs projets simultanément
• Capacités rédactionnelles
• Respect des procédures
• Motivation, dynamisme, ouverture d’esprit
• Capacité à travailler en groupe/Esprit d’équipe
• Esprit synthétique et réactif
• Confidentialité

Postulez à l’offre d’emploi via ce lien : https://jobs.world.luccasoftware.com/oieau